¿Cuáles son los usos de Excel más comunes?

Publicado por Alvaro Blanco

 

Es prácticamente imposible que exista una sola persona en el planeta Tierra que aún no conozca qué es Excel. Pero siempre existen nuevos usuarios en internet, y es por eso, que nos parece importante, recalcar cuáles son los usos más comunes de Excel.

Entre otras cosas,  Excel es un programa de procesamiento de números, que se utiliza para hacer un seguimiento de los gastos del hogar o calcular fórmulas complejas para las tareas escolares.

Sin embargo, el programa es capaz de mucho más y puede ser una herramienta increíblemente poderosa para las empresas y los profesionales autónomos.

Para los amantes de los hechos históricos, la primera versión de Microsoft Excel se lanzó hace 31 años, exactamente el 30 de septiembre de 1985.

La hoja de cálculo de Excel es un grupo de 1.048.576 filas y 16384 columnas, está presentado en un formato de tabla en el que cada índice se llama celdas. En Excel, hay tres hojas de trabajo por defecto, y cada grupo de hojas de trabajo se llama libro de trabajo.

Si aún no tienes el excel, puedes adquirir aquí la última versión que viene integrada en la suite de Office 2019. 

Por eso, hoy en día la hoja de cálculo electrónica es sinónimo de Microsoft Excel.

Por otra parte, Excel proporciona seguridad en todos sus archivos para que nadie más pueda verlos o arruinarlos, y podrás mantenerlos protegidos mediante una contraseña.

Utilidades Excel

Pero lo mejor, es que siempre podrás acceder a Excel desde cualquier lugar y dispositivo, ya que podrás sincronizar tus archivos tanto en tu móvil como en tu ordenador.

Hoy en día, Excel es un herramienta de cálculo eficaz para millones de personas, porque facilita el trabajo matemático y ahorra tiempo.

Para utilizar de la mejor manera posible es importante conocer sus beneficios y ventajas, como así también sus usos más comunes.

Cuáles son los usos más comunes de Excel, aquí, allá y en la China también

Como dijimos antes, millones de personas utilizan a diario Excel, tanto para la organización y control de su vida personal, como profesional. En realidad, lo que controlo Excel será todo lo referido al análisis de números y datos. Veamos cuáles son los usos más  normales en Excel.

  • Análisis y almacenamiento de datos

Excel es un pequeño cerebrito informático que puede analizar grandes cantidades de datos para descubrir tendencias.

Con la ayuda de gráficos y tablas, puedes resumir los datos que te interesan de determinada categoría y almacenarlos de manera organizada,  para verlos fácilmente cuando lo deseas.

Una vez organizas los datos,  se almacenan de manera sistemática y puedes usarlos fácilmente para múltiples propósitos.

  • Facilitación del trabajo

Excel tiene varias herramientas para facilitar tu vida, y liberar de números tu cabeza, y por ello, que no querrás utilizar otro sistema de cálculos.

Excel puede clasificar y filtrar mediante tablas dinámicas, para procesar grandes cantidades de datos y resolver tus dudas más inquietantes.

Si siempre a fin de mes terminas preguntando, donde fueron los últimos trescientos euros que te quedaban, Excel te dará la respuesta.

  • Recuperación de datos y hojas de cálculo

La pérdida de datos puede ser la pesadilla en la profundo de la noche, de cualquier persona que pase ocho horas seguidas frente a un ordenador.

Ahora, podrás estar tranquilo, porque si tus datos se pierden, podrás recuperarlos sin muchos inconvenientes.

Además, en las versiones más recientes de Excel, como la del nuevo formato, podrás reducir el tamaño de la hoja de cálculo y hacer que las cosas se compacten fácilmente.

Usos del Excel

  • Resolución de fórmulas matemáticas complejas

No todos podemos ser genios de las matemáticas o los nuevos Einstein del siglo XXI.

Por eso, Excel te facilita resolver problemas matemáticos complejos de una manera mucho más sencilla sin mucho esfuerzo. Existen muchas fórmulas en Excel que permiten la implementación de una gran cantidad de operaciones.

  • Asegurar archivos importantes

Todos los archivos de Excel se mantienen protegidos por contraseña a través de la programación visual básica o directamente dentro del archivo Excel.

  • Resaltar las presentaciones de datos e informes

Ahora si podrás impresionar a tu jefe con las herramientas de Excel para mejorar la presentación de estadísticas e informes.

Podrás mejorar las barras de datos, resaltar cualquier elemento específico que desees recalcar y hacer que tus trabajos  estén mejor presentados con mucha facilidad.

  • Resolución de problemas desde cualquier sitio que te encuentres

Si, así es, esta herramienta de cálculo te permite acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación, así que si necesitas realizar la modificación de un presupuesto para presentarlo en forma urgente a un cliente, podrás hacerlo sin necesidad de volver a la oficina.

  • Ayuda a desarrollar estrategias futuras

¡Qué sería de nuestras vidas sin las tendencias! Las tendencias dominan todo: la moda, la bolsa de Nueva York y el precio del aceite de oliva en China.

Por eso, Excel te permite representar datos en forma de tablas y gráficos para que puedas identificar diferentes tendencias.

Sobre todo, en el  área de los negocios, es muy importante analizar la popularidad de los productos o el patrón de venta que siguen para maximizar las ventas.

Por lo tanto, muchos empresarios y autónomos, la utilizan para crecer y maximizar sus  beneficios a través de Excel.

 

  • Gestionar gastos

A nadie le gusta dejar sus finanzas a la deriva, porque eso puede traer aparejados grandes dolores de cabeza.

Así que nuevamente Excel corre en tu ayuda, porque podrás gestionar tus datos a través de ella.

Supongamos que un médico recibe una nómina de 3500 euros al mes. Eso es ganancia, pero también tendrá gastos, porque del aire no vive.

Si desea saber cuánto está gastando exactamente por mes, puede hacerlo fácilmente con la ayuda de Excel. 

Solo necesitará escribir sus ingresos mensuales así como los gastos en las tablas de Excel y luego ya podrá saber cuánto está gastando. Por lo tanto, podrá controlar sus gastos… y sorprenderse al darse cuenta en cuántas cosas malgasta el dinero.

Hasta aquí hemos visto como se usa excel normalmente un perfil medio, pero también es interesante, observar qué tipo de personas utilizan Excel con mayor asiduidad.

Quiénes utilizan Excel con mayor frecuencia

Aunque no figuran en nuestra lista, creemos que si muchos funcionarios utilizaran Excel con mayor frecuencia, muchos de los gastos públicos estarían mejor controlados.

Por lo general, los que utilizan con mayor frecuencia Excel son:

  • Maestros y profesores

Los docentes utilizan Excel para el desarrollo de tablas, formas, cuadros, herramientas de datos y fórmulas, y de esta manera enseñan a sus alumnos de una forma más didáctica.

De esta manera, los estudiantes pueden aprender y resolver problemas matemáticos y lógicos utilizando las estadísticas en Excel.

  • Empresarios

Excel se puede utilizar en varias operaciones comerciales, como el establecimiento de objetivos, el proceso de elaboración de presupuestos y la planificación, la gestión de equipos, la gestión de cuentas, el cálculo de ingresos y gastos, la valoración de productos y servicios y la gestión de los datos del cliente, etc.

Esto significa que las tareas comerciales se desarrollan con mayor rapidez, precisión y previsión.

  • Vendedores

Sin  metas ni objetivos las ventas no prosperan. El establecimiento y la planificación de objetivos son muy importantes para cualquier grupo de vendedores, de cualquier tipo de producto y servicio.

Excel

  • Tiendas online

Para aquellos que han encontrado en las e-commerce una forma interesante de vida y de desarrollo personal y profesional, Excel es ideal para administrar el trabajo y controlar el progreso de su gestión. También permite visualizar los detalles de los pagos y cobranzas.

Por ejemplo, si deseas realizar un seguimiento del progreso de tu campaña de marketing, hoy en día que todo es seguimiento de datos y del retorno de la inversión, puedes ir a Archivo-> Nuevo-> plantilla y buscar campaña de marketing. Podrás encontrar celdas prediseñadas y formuladas, para efectuar el seguimiento de tu campaña.

Porque en definitiva, cada cliente cuenta y Excel te ayudará a impedir que se escape.

  • Amas de casa

Es que ellas ya dejaron de ser amas de casa desesperadas y ahora prefieren administrar sus gastos diarios. Para esto crean informes mensuales, estudian sus hábitos de gastos, y encuentran el tiempo para enseñarles a los niños habilidades básicas en matemáticas a partir de Excel.

Por otra parte, son muchas las amas de casas que realizan trabajos en forma remota o a tiempo parcial. Lo que les permite realizar trabajos en línea utilizando Excel.

Excel se utiliza prácticamente para todas las actividades diarias

Como podemos observar Excel es una eficaz herramienta de cálculo y estadística, que se puede aplicar en cualquier trabajo y actividad.

Y esto es así porque:

  • Permite el análisis de datos

Esto es importante para cualquiera que trabaje tanto en línea como en una oficina o empresa. El seguimiento de los visitantes del sitio web, la venta de productos, las revisiones de los clientes, las campañas de marketing, el comportamiento y los eventos de los usuarios, consumen mucho tiempo y cerebro, especialmente cuando las cosas no van según el plan.

Excel proporciona un gran beneficio para los propietarios de tiendas en línea, ya que por ejemplo pueden filtrar los datos de los usuarios por país, por edad, agregar fórmulas condicionales en big data, etc.

A pesar de que son tareas diarias comunes, pueden manejarse de manera inteligente en Excel.

Uso común del Excel

  • Permite obtener informes de progresos diarios

Esto no es solo es beneficioso para los empleados, sino también para que las empresas puedan evaluar el desempeño y las capacidades de sus empleados.

Además permite un reacomodamiento de las funciones de cada uno de ellos, para lograr optimizar su rendimiento.

Incluso el  informe de progreso diario es muy beneficioso para estudiantes y maestros. Todo empieza por el aprendizaje y la ejecución, y las diferentes aplicaciones  y herramientas disponibles en los ordenadores, hace que el trabajo en el aula sea más didáctico y entretenido.

  • Permite el desarrollo profesional

Aprender a utilizar Excel, podrá abrirte la puerta hacia nuevas oportunidades laborales, porque las empresas esperan de sus empleados ciertas habilidades y conocimientos informáticos.

Y Excel es uno de ellos. Es impensado poder obtener un trabajo administrativo, sin contar con conocimientos básicos de Excel para implementar plantillas de control de gastos, datos de clientes, datos de proveedores, etc.

Excel prácticamente se relaciona con todo en nuestra vida. Porque permite la  gestión del tiempo, la gestión del aprendizaje y la gestión del trabajo orientados hacia objetivos y metas.

Algunos consejos prácticos para comenzar a utilizar Excel

  • Utiliza las tablas dinámicas para reorganizar los datos en una hoja de cálculo. No cambiarán los datos que tienes, pero puedes resumir valores y comparar información diferente en tu hoja de cálculo, dependiendo de lo que quieras.
  • A medida que juegas con tus datos, puedes encontrar que constantemente necesitas agregar más filas y columnas. A veces, incluso puede que necesites agregar cientos de filas. Hacer esto uno por uno sería muy tedioso. Por suerte, siempre hay una manera más fácil. Para agregar varias filas o columnas en una hoja de cálculo, resalta el mismo número de filas o columnas preexistentes que deseas agregar. Luego, haz clic derecho y selecciona "Insertar".
  • Cuando estás mirando conjuntos de datos muy grandes, normalmente no deseas mirar todas las filas al mismo tiempo. A veces, solo deseas ver los datos que se ajustan a ciertos criterios. Ahí es donde entran en juego los filtros de Excel, porque estos te permiten reducir tus datos para ver solo ciertas filas a la vez. En Excel, se puede agregar un filtro a cada columna en tus datos, y desde allí, puedes elegir qué celdas deseas ver.
  • Los conjuntos de datos más grandes tienden a tener contenido duplicado. Para eliminar tus duplicados, resalta la fila o columna de la que deseas eliminar duplicados. Luego, deberás ir a la pestaña Datos y seleccionar "Eliminar duplicados", en Herramientas. Aparecerá una ventana emergente para confirmar con qué datos deseas trabajar. Selecciona "Eliminar duplicados" y listo.
  • Además de realizar cálculos bastante complejos, Excel puede ayudarte a realizar operaciones aritméticas simples como sumar, restar, multiplicar o dividir en cualquiera de sus datos.

Ahora ya sabes cuáles son los usos más comunes de Excel.

No esperes más y empieza a organizar y planificar tus datos y estadísticas de una manera absolutamente distinta y con mayores beneficios.

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