Licencias Office 365: ¿Cuáles son todos los tipos que existen?

Por Álvaro Blanco
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Office 365 es una muy buena alternativa al servicio por suscripción que ofrece Microsoft 365. Sin embargo las licencias Office 365 a veces pueden ser complicadas de entender, ya que el parecido con Microsoft 365 puede llegar a confundir a sus usuarios.

Sin embargo, las ventajas que ofrecen las licencias Office 365 son innegables y muchas veces se adaptan mejor a las necesidades personales de lo que Microsoft 365 lo hace con sus múltiples planes.

A continuación te explicamos las licencias Office 365, sus parámetros y usos; así podrás entender mejor las licencias de Microsoft Office y tener una buena guía para saber cuál adquirir.

¿Qué es Office 365?

Es un paquete de aplicaciones para trabajo digital de Microsoft. Office 365 ofrece una suite ofimática de varias aplicaciones interoperables de alta competencia y calidad, ya sea por suscripción mensual o por licencia bajo pago único.

Entre sus características están las aplicaciones que, dependiendo del plan, están hechas para el trabajo digital sin necesidad de internet, es decir, la mayoría de sus aplicaciones no requieren una conexión a internet para funcionar correctamente.

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Office 365 además ofrece 2 licencias bajo las que suscribirse o dar un pago único.

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Las diferencias entre Microsoft 365 y Office 365

Las diferencias principales se encuentran en los planes. Las de Microsoft 365 son más variadas y numerosas, Microsoft 365 posee 10 planes de suscripción con sus respectivas particularidades, ya sea en aplicaciones o precios.

En cambio Microsoft Office 365 solo posee 2 planes, ambos también con sus particularidades de precio y contenido.

Entre otras características que resaltan mucho son las suscripciones y licencias. Todos los paquetes de Microsoft Office 365 son suscripciones que se pueden pagar mensual o anualmente dependiendo de lo que prefieras. En contraste con Office 365, el cual solo tiene una suscripción anual o mensual y una licencia, que es de pago único.

Los productos Microsoft 365 además traen optimizaciones para trabajar en la nube, junto con un programa especialmente hecho para esto; Microsoft OneDrive. OneDrive es el programa estrella de Microsoft 365 ya que es el principal propulsor de las conexiones a la nube con los documentos y aplicaciones de Microsoft 365.

Microsoft 365 ofrece 1TB de almacenamiento en la nube a sus usuarios, y con eso un sistema de protección especialmente para ello.

Esto en contraste con Office 365, que solo ofrece aplicaciones de escritorio, por lo que no tiene la misma función de trabajar en la nube que Microsoft 365.

Office 365 ofrece un plazo de 60 días de soporte técnico luego de la compra para las aplicaciones en su versión de pago único, mientras que en su versión de suscripción el soporte técnico está disponible mientras se pague la suscripción.

Office 365 F3

Se trata de uno de los planes de Microsoft Office 365, Office 365 F3 es una suite hecha para trabajadores de primera línea. Es de suscripción mensual o anual y posee 6 aplicaciones, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y Teams.

Su función se basa en mejorar la conectividad y la efectividad a los trabajadores de primera línea. Microsoft creó un paquete de aplicaciones especializado en atender las necesidades de los trabajadores de primera línea y aumentar su eficacia, y así, que generen mayor y mejor impacto en su trabajo.

Características incluidas en Office 365 F3

Debido a que Office 365 F3 está dirigido específicamente a trabajadores de primera línea tiene un amplio repertorio de aplicaciones y características que lo hacen extra eficaz.

  • Office web y dispositivos móviles: Es gracias a lo que otras aplicaciones de office también pueden usarse en teléfonos o tabletas, además de PC o portátil.
  • Outlook y web móvil: Te permite organizarte en cuanto a contactos, calendario y correos ya sea en la web o a través de un dispositivo móvil.
  • Microsoft Teams: Es una aplicación cuya función es unificar, reunir, conectar y potenciar a los trabajadores a través de su plataforma. Teams ofrece comunicación y colaboración en el espacio de trabajo con videollamadas, mensajería constante y la posibilidad de que varios trabajadores colaboren en un solo documento. En Microsoft Teams convergen varias utilidades que a pesar de su funcionamiento básico son tan eficientes como es necesario y permite una mejor conexión entre los trabajadores.
  • Microsoft OneDrive (para el trabajo): OneDrive es una aplicación que permite subir varios archivos a la nube para poder editarlos ahí, además permite que otras personas con acceso a la nube también puedan editar los documentos u hojas de cálculo que ahí se encuentren, aunque no sean los propietarios originales. Útil para mantener los archivos en la nube y que otros empleados puedan hacer modificaciones o arreglos a estos, y así, volver el trabajo más sencillo. Además, incluye Walkie Talkie, administración de tareas y de turnos.
  • Microsoft Sharepoint: Otra aplicación colaborativa que contiene varias funciones, entre ellas; la capacidad de compartir contenido, archivos, documentos u hojas de cálculo.
  • Microsoft Planner: Es una aplicación de planificación y administración de fechas. Es capaz de crear un calendario en donde se pueden administrar fechas y planes básicos, ideal para dar ideas simples pero entendidas de qué hacer en el espacio de trabajo.
  • Microsoft Yammer: Se trata de una aplicación que funciona como una red social convencional, solo que está dirigida especialmente a trabajadores. La idea de Yammer es simple; una red social para el trabajo, en la que la base no es la conexión personal sino la conexión entre empleados o miembros de empresas, un lugar donde discutir proyectos y temas relacionados a negocios de manera profesional.
  • Microsoft Sway: es una aplicación ligeramente parecida a PowerPoint, solo que más específica. Sway es una aplicación de presentación de diapositivas o de vídeos con la cualidad de ser interactiva; hecha para el trabajo en equipo. Además permite trabajar de manera colaborativa, por lo que varios empleados pueden administrar y editar el mismo archivo. Sway está disponible tanto en PC como en portátil, tablet y teléfono móvil.
  • Power Automate: Este es un sistema en el que se pueden crear flujos de trabajo autónomos, cosa útil en caso de trabajos repetitivos o tediosos.
  • Power Apps: Se trata de un conjunto de aplicaciones y servicios especializados para crear aplicaciones personalizadas. A veces empresas requieren aplicaciones propias o muy específicas y no las encuentran en el mercado, o no existen; Power Apps es la solución a esta problemática, ya que permite crear aplicaciones de manera simple. Su interfaz es óptima para la creación de aplicaciones sin la necesidad de tener mayores conocimientos del tema; su simplicidad existe para que no haya problemáticas con aquellas personas más inexpertas sobre el tema, y así estas puedan crear sus propias aplicaciones personalizadas.
  • Microsoft Forms: Es un creador de encuestas y formularios cuya finalidad es acelerar y optimizar este tipo de actividades; que de otras formas fácilmente pueden volverse tediosas y demasiado lentas.
  • API de Microsoft Graphs: Te permite acceder a recursos de servicios en la nube de Microsoft.
  • Microsoft Streams: Se trata de una plataforma de gestión de vídeos empresariales, permite administrar y darle opciones a los demás usuarios de Stream para que puedan compartir, subir, descubrir y administrar vídeos de manera segura bajo la empresa a la que estén relacionados.
  • Dataverse for Teams: Se encarga de reunir una base de datos para trabajar. Es un programa de poco código para equipos de trabajo común.
  • Microsoft Bookings: Es un programa cuya función es simplificar en la que los clientes programan o administran sus citas.
  • Microsoft To Do: Funciona de manera más individual, pues es una aplicación que está hecha para gestionar tareas del día a día, basada en la nube. Esta les da la opción a sus usuarios de dar gestión a sus actividades desde diferentes dispositivos; para así tener una mejor conectividad y más dinamismo en cuánto al cumplimiento de quehaceres diarios, especialmente relacionados al trabajo.
  • Grupos de Office 2019: Te permite crear grupos junto con una serie de recursos para trabajar en conjunto con compañeros de trabajo; los cuales tienen que ser especificados en el programa. Su función es crear grupos de trabajo con miembros específicos; y así crear varios grupos de trabajadores enfocados en cumplir con una serie de tareas o resolver algún problema.

Detalles a tener en cuenta.

Office Mobile tiene limitaciones en cuanto a las pantallas de los dispositivos en los que puede ser instalado, estos deben estar integrados con una diagonal 10.11’’ o menos.

No incluye Outlook Desktop Integration ni correo de voz.

Los planes de OneDrive incluyen solo 2GB de almacenamiento por cada usuario.

En Sharepoint los usuarios no pueden ser administradores. No hay un buzón del sitio, no hay sitios personales, no pueden crear formularios y solo poseen 2GB de almacenamiento en OneDrive por usuario.

En Sway se aplican ciertas restricciones de características.

Office Hogar y Estudiantes 2021 

La versión de Office Hogar y Estudiantes 2021 es una de las licencias Office 365 que aquí te explicaremos, de hecho, la última.

Se trata de una versión más casera de Office 365 con un plan de pago único; por lo que está bajo una licencia que pagas una sola vez y te es entregada sin ningún otro costo adicional.

Su función es servir para una sola persona sin mayores complicaciones como demasiadas aplicaciones, aplicaciones innecesarias; aplicaciones que no parecen adaptarse a ti o no tienen que ver con lo que esperabas en el paquete de aplicaciones.

Características

Es una versión cuyo público objetivo es más bien una sola persona o una familia que necesite aplicaciones básicas para el trabajo o tareas y poco más, su base es la simplicidad y efectividad a través de versiones clásicas de las aplicaciones de Office más conocidas y útiles.

Es de una sola compra y solo se puede instalar en una PC o Mac; no requiere mayores especificaciones para su instalación, esta es simple y la mayor parte se hace por sí sola, poco hay que hacer mientras se instala este producto en tu PC o portátil Mac.

Ofrece un soporte técnico incluido en los primeros 60 días de compra sin costos adicionales, en caso de que sea necesario actualizar alguna aplicación, o sea dañen y requieran reparaciones. Este soporte técnico está incluido para salvaguardar problemas en caso de que la instalación o las aplicaciones fallen, o no funcionen como deberían.

Esta versión es solo compatible con Windows 10, Windows 11 y macOS, por lo que se necesita tener un sistema operativo reciente para poder usar las aplicaciones de este producto.

¿El principal uso?

No es para uso comercial, es únicamente para uso personal o familiar. Se trata de una suite amigable y transparente para con sus movimientos o aplicaciones dentro de la cotidianidad de cada persona; no es un plan hecho para un uso masivo y comercial como lo es Office 365 F3.

Funciona con Microsoft teams, por lo que la interoperabilidad en caso de necesitar esta aplicación no presenta problema alguno.

Contiene las versiones clásicas de los programas más conocidos de Microsoft Office; así que no tiene mayores complicaciones técnicas dentro de lo que pretende ser; una versión más básica y amigable para todo tipo de personas.

A diferencia de la versión Office 365 F3 cuyos programas son Premium y con interfaces más complejas a fin de ser útiles en mayor variedad de actividades que necesite el ajetreado modo de trabajo de oficina.

Detalles a tener en cuenta

Al ser una versión más básica y familiar contiene muy pocas aplicaciones, solo 3. Estas aplicaciones son las 3 más básicas de Microsoft Office. Solo cuenta con Word, Excel y Powerpoint; es decir solo se pueden escribir textos, hacer hojas de cálculo y diapositivas.

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Esto para muchos no será gran problema pues es justo lo que buscan, la mayoría no necesita más que eso, sin embargo; habrá otros a los que les parecerá mejor otra versión de Microsoft Office; pues sus trabajos o deberes son más exigentes y disponer solo de 3 aplicaciones clásicas en lugar de más de 10 Premium puede ser insuficiente.

Sin embargo, como ya se explicó; esto no supone un problema para todo el mundo, sino a veces una ventaja, por lo que el que sea problemático o ventajoso dependerá de tu caso particular y que sea lo que busques.

Recomendaciones finales

En conclusión, por menos que lo parezca las licencias de Office 365 tienen mucho que ofrecer y le hacen competencia a Microsoft 365, sin embargo sea cuál sea la versión que elijas lo más importante es que se adecúe a ti y tus necesidades con sus variados planes.

Ahora que sabes todo sobre las licencias de Office 365 ¿Cuál elegirás? ¿Office 2021 Professional Plus u Office 365 Hogar y Familia

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